近年の働き方改革にて、多くの企業が業務生産性向上に向けた取り組みを行ってきております。
また、コロナウイルスの感染拡大に伴い、従来とは異なる形での勤務形態をとる企業も増え、
テレワークによる業務生産性向上や生産性維持の課題が浮き彫りとなっております。

本記事では、現在の業務生産性に課題を持っている、または、
これから業務生産性向上に向けた取り組みを検討しているマネージャー担当者に向けて
ポイントをご紹介していきます。

是非ご一読いただき、今後の業務改善の参考にしていただければ幸いです。

■目次■
# 01 テレワークによる業務生産性の実情
# 02 テレワークにて生産性が向上していない理由
# 03 業務生産性を向上するために行うべきこと
# 04 業務生産性を向上させるための具体例

#01 テレワークによる業務生産性の実情

コロナウィルス感染拡大以前、日本ではオンライン業務がそれほど普及していないこともあり、
突如テレワークに移行せざる終えなくなった企業では、在宅勤務に必要なIT機器や
ソフトウェア等の購入ができていないことが原因で業務生産性が低下したという
データが上がっております。

また管理する立場の社員からは、チームの一体感を持たせることや、
メンバーの業務管理に苦戦しているという声も上がってきております。

しかし、これらは環境整備と業務フローの整備をすることで解消されてきております。

#02 テレワークにて生産性が向上していない理由

日本労働組合連合会が発表した「テレワークに関する調査2020」の資料から、
下記3点がテレワークのデメリットとして挙げられております。
それぞれ、どんなデメリットが起きてしまっているのか考えていきましょう。

<デメリット>
1. 上司同僚とのコミュニケーション不足
2. 仕事の進捗管理が難しい
3. 業務効率の低下


1. 上司同僚とのコミュニケーション不足

社員同士の働く場所が離れていることから、相手の状況がわかりにくいため、
リアルタイムでコミュニケーションがとりにくい状態です。

また、テキストメッセージでのやりとりが主流になることから、
伝え方&受け取り方によっては双方で認識齟齬が生まれてしまうことや、
細かなニュアンスが伝えづらい等の課題も上がってきております。

従来のオフィスワークであれば、気軽にコミュニケーションが取れることや、
他のメンバーが何をしているのか情報交換しやすい環境だった為、
新たなビジネス創出の機会が生まれたり、意見交換によって業務生産性をあげることも可能でした。

2. 仕事の進捗管理が難しい

テレワークにより社員の働く様子が見えづらくなり、
業務の進捗や業務遂行における課題等が確認しにくいという課題があがっております。

そのため、マネージャーとしても社員に合わせた適切なコミュニケーションや指導ができず、
社員としては努力していても結果がでなければ評価してもらえない可能性があり、
双方で良くない状態が起こってしまいます。

3. 業務効率の低下

テレワークでは集中力やモチベーションの維持がしづらいという課題もあります。
また、会社と違いデスクや椅子など働く環境が整っていないことから、
腰痛を起こしてしまう等の声もあがっております。

では、どのように上記の課題を解決していけば良いのでしょうか?

#03 業務生産性を向上するために行うべきこと

上記でお伝えした課題は、ITツールの導入や仕組み化によって解消できます。
最適な環境を築き、テレワークでも業務生産性を向上させるためのポイントをご紹介いたします。

<ポイント>
1. 現時点の生産性を把握する
2. 業務内容の分析をする
3. 上記を元に施策を策定する

これらのポイントを常時、測定・分析・改善をしていくことで
業務の生産性を向上していくことが可能です。

#04 業務生産性を向上させるための具体例

ここでは、テレワークで業務生産性が向上しない3つの事項に対して、
どのような解決策があるのかお伝えしていきます。

1. 上司同僚とのコミュニケーション不足を解消するためには
社員同士が気軽にコミュニケーションを取れるように
ビジネスチャットツールや社内SNSを導入していきましょう。

コミュニケーションツールは気軽に情報発信できる他、
スタンプを活用してラフにやりとりができるため、
社内コミュニケーションが活発的になります。

また定期的に1on1ミーティングを実施し、業務における相談だけでなく、
プライベートな話題にも触れることで相互理解を深めることができていきます。

2. 仕事の進捗管理をするためには
タスク管理ツールやガントチャートを活用して進捗管理をしていきましょう。

目標に向けて、誰が何をしていくのか、それぞれの完了基準と期日を明確にし、
各業務において必要と想定される工数の見積もりを行ってから作業を開始するしていきましょう。

また、マネージャーはタスク管理ツールから社員の生産性を確認することができ、
費やした工数を元に、生産性が悪い業務の改善に向けた施策策定・仕組みづくりができてくるでしょう。

3. 業務効率を向上させるためには
テレワークで効率よく働くためには、オンとオフを切り替える環境づくりも必要でしょう。
デスクワーク用の机と椅子を準備し、作業スペースを設けると良いです。

会社としてもテレワーク手当として、在宅勤務による環境整備費や光熱費・備品購入の
補助をしていく企業が増えてきております。

また、始業時は適正な身だしなみで行うことも定着していくと良いでしょう。

弊社では、企業様の成長に向けたコンサルティング支援を行っております。
課題が明確になっていない場合も、ヒアリングを行いながら課題を明確化し、
具体的な解決策のご提案をいたします。

ご興味のある方はお気軽にご相談くださいませ。

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